Giám đốc đấu thầu – cung ứng

  I.  MÔ TẢ CHUNG:

1. Tổ chức quản lý, điều hành Khối Đấu Thầu – Cung Ứng theo chức năng, nhiệm vụ được quy định tại Công ty
2. Đảm bảo hoàn thành các công việc của Khối Đấu Thầu – Cung Ứng đúng tiến độ và hiệu quả.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công, phân nhiệm của Tổng Giám Đốc.

II. NHIỆM VỤ CỤ THỂ ĐƯỢC GIAO

1. Đối với Công tác quản trị:

• Lập kế hoạch, phân bổ, giám sát công việc trong phòng;
• Thiết lập biểu mẫu, cơ sở dữ liệu phục vụ công việc chuyên môn;
• Kiểm soát chất lượng công việc, và kiểm soát tiến độ thực hiện bởi nhân viên cấp dưới hoặc đơn vị tư vấn (trường hợp thuê tư vấn lập TMĐT/Dự toán);
• Đào tạo, hướng dẫn nhân viên cấp dưới về công tác chuyên môn và thực hiện theo các quy trình, biểu mẫu đã được ban hành;
• Xây dựng quy trình, lưu đồ và biểu mẫu (Hợp đồng; Hồ sơ chất lượng; Hồ sơ mời thầu; Ngân sách dự án,….).

2. Đối với Công tác Lập Ngân sách dự án:

      2.1.   Vai trò lập/ kiểm tra quá trình cập nhật ngân sách xây dựng:

• Lập và kiểm tra ngân sách (FS) dựa trên bản vẽ thiết kế ý tưởng bao gồm: Tính toán khối lượng; nhập đơn giá; phân tích và so sánh giá;
• Phân tích, so sánh giá thành xây dựng của các phương án thiết kế để báo cáo cho Ban Tổng giám đốc phương án tối ưu về mặt chi phí;
• Cập nhật và kiểm tra ngân sách của các dự án khi có thay đổi về công năng sử dụng, tiêu chuẩn bàn giao.

    2.2.   Vai trò quản lý việc kiểm soát ngân sách xây dựng của các dự án:

• Kiểm tra việc cấp và kiểm soát ngân sách xây dựng của các dự án;
• Kiểm tra việc lập báo cáo dòng tiền chi xây dựng hàng tháng và báo cáo kiểm soát ngân sách hàng quý.

3. Đối với Công tác Đấu thầu:

• Lập kế hoạch, phân chia gói thầu cho dự án;
• Sơ tuyển nhà thầu: tìm nguồn và xác định các hồ sơ dự thầu phù hợp, đánh giá và đề nghị hồ sơ dự thầu để tham gia đấu thầu theo kế hoạch đấu thầu;
• Tổ chức thực hiện kiểm soát tốt giá trị gói thầu, tiến độ thực hiện hợp đồng, tìm kiếm nhà thầu phù hợp với tính chất riêng của từng gói thầu;
• Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về công tác đấu thầu các gói thầu dịch vụ tư vấn, xây lắp, mua sắm hàng hóa… của Công ty, Công ty con và các dự án do Công ty làm Chủ đầu tư;
• Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc giải quyết các phát sinh, các sự cố cũng như các tranh chấp giữa các bên liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng của nhà tư vấn, nhà cung cấp, đơn vị thi công;
• Phân tích chi phí:

            + Xem xét dự toán, phân tích hồ sơ dự thầu;

            + Phân tích chi phí xây dựng công trình và chi phí hạ tầng kỹ thuật;

            +  Phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm soát thiết kế và giá thành thi công trong ngân sách được duyệt;

• Quản lý và lập tiên lượng mời thầu (Trong giai đoạn chuẩn bị xây dựng) dựa trên hồ sơ thiết kế & dự toán, tổng dự toán được phê duyệt;
• Thẩm định các tài liệu liên quan trong quá trình tổ chức đấu thầu như: Năng lực nhà thầu, Hồ sơ dự thầu, Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu;
• Tổ chức thực hiện, giám sát, kiểm tra, đôn đốc toàn bộ công việc đấu thầu của các dự án được phân công từ đầu đến khi hợp đồng được ký kết.

4. Đối với Công tác Quản lý Thanh Quyết toán:

• Giám sát tình trạng thực hiện hợp đầu sau đấu thầu;
• Lập và kiểm soát khối lượng phát sinh sau khi kí kết hợp đồng trong quá trình thi công;
• Kiểm tra, rà soát hồ sơ Thanh quyết toán được xác nhận đối chiếu với đơn giá, phạm vi công việc theo Hợp đồng;
• Kiểm tra hồ sơ chất lượng, hồ sơ Thanh quyết toán theo quy định hợp đồng;
• Chủ trì thống nhất với các bộ phận liên quan về hồ sơ chất lượng, khối lượng, thanh quyết toán công trình;
• Thiết lập, tổ chức, quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động, tham mưu cho Ban Lãnh đạo trong công tác thanh quyết toán;
• Áp định mức, đơn giá và lập dự toán công trình;
• Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình thanh quyết toán và báo cáo các phòng ban liên quan về tiến độ thanh quyết toán.

5. Đối với Công tác quản lý điều hành dự án:

• Xây dựng kế hoạch đầu tư dự án, phối hợp với Phòng Đầu tư tính toán hiệu quả đầu tư dự án, giám sát tác giả ngân sách đã phê duyệt đối với Hồ sơ thiết kế đảm bảo hạn chế phát sinh;
• Tính toán ngân sách Mẫu nhà/Căn hộ phục vụ Lập giá bán;
• Lập và phát hành Tiêu chuẩn bàn giao phục vụ bán hàng;
• Kiểm soát giá thành, chi phí đầu tư phần Xây dựng và Thiết bị của các dự án;
• Kiểm soát tiến độ thực hiện hợp đồng của dự án